1. Bank- und Versicherungsunterlagen sammeln
Beginnen Sie mit vorhandenen Kontoauszügen, Policen, Jahresmitteilungen, Kreditunterlagen, Steuerunterlagen und dem Schriftverkehr. Erfassen Sie jedes Institut nur einmal und ordnen Sie gefundene Produkte darunter ein. Eine wiederkehrende Abbuchung kann auf einen Vertrag hinweisen, zeigt aber nicht zuverlässig Vertragsinhalt, Laufzeit oder aktuellen Status.
Notieren Sie Institutsname, Produktart, Vertrags- oder Kontonummer in gekürzter Form, letzte bekannte Buchung, vorhandene Unterlagen und die Quelle des Hinweises. Vollständige Karten-, Konto- oder Zugangsdaten sollten nicht in einer frei geteilten Liste stehen.
2. Vermögenswerte, Verpflichtungen und Leistungen trennen
Bankbeziehungen können Guthaben, Depots, Schließfächer, Kredite, Bürgschaften, Karten oder Daueraufträge umfassen. Bei Versicherungen ist zu unterscheiden, ob ein Vertrag Schutz für einen Gegenstand fortführen soll, ob Beiträge weiterlaufen oder ob möglicherweise eine Leistung aufgrund des Todesfalls zu prüfen ist.
Vermeiden Sie voreilige Annahmen: Eine Police führt nicht automatisch zu einer Auszahlung, und eine Beitragsbuchung beweist nicht, dass der Vertrag unverändert fortbesteht. Fordern Sie stattdessen den aktuellen Status, die benötigten Unterlagen und den zuständigen Bearbeitungsweg schriftlich an.
3. Eine neutrale Erstmitteilung vorbereiten
Eine sachliche Erstmitteilung kann den Todesfall anzeigen und um Verfahrensinformationen bitten, ohne bereits weitreichende Erklärungen abzugeben. Sie sollte Namen und soweit erforderlich Geburts- und Sterbedaten, eine erreichbare Kontaktperson, die bekannte Vertragsreferenz und die Bitte um schriftliche Auskunft enthalten.
Teilen Sie nur erforderliche Daten mit. Fragen Sie, welcher Nachweis in welcher Form akzeptiert wird, wohin Unterlagen zu senden sind und unter welchem Aktenzeichen der Vorgang geführt wird. Bei E-Mail-Versand sollten keine unnötigen Ausweiskopien oder vollständigen Finanzunterlagen angehängt werden.
4. Den verlangten Erbnachweis konkret prüfen
Ein Erbschein wird nicht pauschal für jeden Bank- oder Versicherungsfall benötigt. Das Bundesportal beschreibt, dass ein eröffnetes notarielles Testament oder ein Erbvertrag zusammen mit der gerichtlichen Eröffnungsniederschrift in bestimmten Fällen als Nachweis ausreichen kann. Welche Unterlagen im konkreten Vorgang erforderlich sind, muss die empfangende Stelle benennen.
Lassen Sie sich eine Anforderung möglichst schriftlich bestätigen. Wenn trotz anderer geeigneter Unterlagen ausschließlich ein Erbschein verlangt wird oder die Erbfolge unklar ist, kann eine rechtliche Prüfung sinnvoll sein. NachlassWeg entscheidet nicht, ob ein bestimmter Nachweis rechtlich ausreicht.
5. Zahlungen nicht unkontrolliert verändern
Daueraufträge, Lastschriften und Karten sollten zunächst einem Vertrag oder Zweck zugeordnet werden. Manche Zahlungen sichern Wohnung, Versorgung oder Versicherungsdeckung; andere könnten später beendet werden. Eine pauschale Sperrung oder Rückgabe kann Mahnungen, Gebühren oder Versorgungslücken auslösen.
Erfassen Sie Fälligkeit, Betrag, Empfänger und zuständige Person. Markieren Sie „prüfen“, „vorläufig weiterführen“, „Rückfrage läuft“ oder „Entscheidung freigegeben“. Bei mehreren Erben sollte erkennbar sein, wer eine Entscheidung vorgeschlagen und wer sie bestätigt hat.
6. Jeden Kontakt nachvollziehbar dokumentieren
- Datum, Kontaktweg und Name der angesprochenen Stelle
- Aktenzeichen oder Vorgangsnummer
- angeforderte Nachweise und Übermittlungsweg
- versandte Unterlagen, möglichst ohne unnötige Daten
- Antwortfrist oder sinnvoller Wiedervorlagetermin
- offene Entscheidung und dafür zuständige Person
Diese Dokumentation hilft besonders dann, wenn ein Vorgang an eine andere Person, einen Anwalt, Notar oder Steuerberater übergeben werden muss.
7. Wann fachliche Hilfe erforderlich sein kann
Unbekannte Kredite, hohe oder unklare Schulden, Bürgschaften, Unternehmensbeteiligungen, Auslandsdepots, komplexe Bezugsrechte, Streit über Verfügungen oder eine mögliche Ausschlagung sollten früh fachlich geprüft werden. Geben Sie in solchen Fällen keine Erklärung allein auf Grundlage einer automatisierten Auswertung ab.
Amtliche Orientierung
Wie Kontoauszüge und Vertragsunterlagen sicher erfasst werden, erklärt auch der Beitrag Verträge im Nachlass finden und ordnen.