1. Verträge und Abos nach einem Todesfall finden
Beginnen Sie mit Kontoauszügen der letzten Monate, Vertragsordnern, Briefpost, E-Mails, Kalendern und vorhandenen Geräten. Wiederkehrende Abbuchungen, Gutschriften und identische Zahlungsempfänger sind gute Prüfhinweise. Ein Zahlungseintrag allein beweist jedoch weder einen aktuellen Vertrag noch die passende Vertragsnummer.
Erfassen Sie deshalb Anbietername, Buchungstext, Betrag, Turnus, Konto, mögliche Kundennummer und Fundstelle getrennt. Markieren Sie unsichere Zuordnungen ausdrücklich als „zu prüfen“. So wird aus einer Vermutung kein scheinbar bestätigter Vertrag.
2. Nach Dringlichkeit und Lebensbereich ordnen
- Wohnen und Versorgung: Miete, Energie, Wasser, Telekommunikation, Hausverwaltung und laufende Dienstleistungen.
- Finanzen und Versicherungen: Banken, Depots, Kredite, private Vorsorge und Versicherungsverträge.
- Mobilität: Fahrzeuge, Leasing, Finanzierungen, Parkplätze und Mobilitätsabonnements.
- Mitgliedschaften und Abonnements: Vereine, Medien, Spenden, Fitness, Liefer- und Wartungsdienste.
- Digitale Dienste: Cloudspeicher, App-Stores, Streaming, Marktplätze, Domains und soziale Netzwerke.
Priorisieren Sie Vorgänge, bei denen Kosten weiterlaufen, Leistungen gesichert werden müssen oder eine kurze Reaktionsfrist mitgeteilt wurde. Eine vollständige Übersicht ist wichtig; sie ersetzt aber keine Prüfung des einzelnen Vertrags.
3. Information, Sicherung und Entscheidung trennen
Der Status „Vertrag gefunden“ reicht nicht aus. Legen Sie pro Vorgang zunächst das Ziel fest: Informationen anfordern, Todesfall mitteilen, Leistung sichern, Anspruch prüfen, Vertragsübernahme klären oder mögliche Beendigung vorbereiten. Erst danach lässt sich das passende Schreiben erstellen.
Ein Todesfall beendet Verträge nicht automatisch nach einem einheitlichen Muster. Nach § 1922 BGB geht das Vermögen als Ganzes auf den oder die Erben über; welche Folgen das für einen bestimmten Vertrag hat, hängt zusätzlich von Vertragsart, Bedingungen und Einzelfall ab. Kündigen oder bestätigen Sie daher nichts allein aufgrund einer allgemeinen Checkliste.
4. Nachweise nur passend zum konkreten Vorgang senden
Fragen Sie den Empfänger, welche Unterlagen tatsächlich erforderlich sind. Je nach Vorgang können Sterbeurkunde, Vollmacht, eröffnetes Testament, Eröffnungsniederschrift oder Erbschein eine Rolle spielen. Ein Erbschein ist nach den Informationen des Bundesportals nicht in jeder Konstellation automatisch erforderlich.
Notieren Sie Ansprechpartner, Referenznummer, gewünschte Unterlagen, Versandweg und Frist. Geben Sie sensible Kopien erst nach Prüfung frei und schwärzen Sie Daten, die für den konkreten Zweck nicht benötigt werden. Der Beitrag Dokumente und Nachweise erklärt die sichere Ablage ausführlicher.
5. Antworten bis zum tatsächlichen Abschluss verfolgen
„Versendet“ ist noch nicht „erledigt“. Sinnvolle Statuswerte sind vorbereitet, freigegeben, versendet, zugestellt, Rückfrage, Nachweis fehlt, bestätigt, Erstattung offen und abgeschlossen. Bewahren Sie Eingangsbestätigung, Antwort, Aktenzeichen und zugesagtes Enddatum beim Vorgang auf.
Kontrollieren Sie nach einer Bestätigung auch die nächsten Kontoauszüge. Eine schriftlich zugesagte Beendigung und eine weiterlaufende Abbuchung müssen als offener Klärungsfall sichtbar bleiben.
6. Sonderfälle früh erkennen
Immobilien, Darlehen, Leasing, Unternehmen, Bürgschaften, ausländische Anbieter, unbekannte Forderungen oder ein möglicherweise überschuldeter Nachlass sollten individuell geprüft werden. Das gilt ebenso, wenn mehrere Beteiligte widersprüchliche Anweisungen geben. In solchen Fällen dient die Übersicht der Beweissicherung und Vorbereitung – nicht der automatischen Entscheidung.
Für Finanz- und Versicherungsverträge gibt es zusätzlich den Ratgeber Banken und Versicherungen geordnet informieren. Onlinekonten werden unter Digitaler Nachlass behandelt.