1. Dokumente nach dem Todesfall zuerst sichern
Am Anfang ist eine vollständige Liste wichtiger als ein perfekter Ordner. Sammeln Sie gefundene Unterlagen an einem geschützten Ort und notieren Sie, wer ein Original übernommen hat. Testamente, Urkunden, Ausweise, Versicherungspolicen, Verträge und Kontounterlagen sollten nicht zwischen mehreren Haushalten wandern, ohne dass der Verbleib dokumentiert wird.
Für die tägliche Arbeit können lesbare Kopien genügen. Benennen Sie digitale Dateien eindeutig, zum Beispiel mit Dokumentart, Aussteller und Datum. Speichern Sie sensible Kopien nicht in frei zugänglichen Freigabelinks. Passwörter, PINs und vollständige Kontodaten gehören nicht in allgemeine Aufgabenlisten oder unverschlüsselte E-Mails.
2. Sterbeurkunden passend zum Vorgang einplanen
Die Sterbeurkunde bescheinigt den Tod und wird vom zuständigen Standesamt des Sterbeortes ausgestellt. Nach Angaben des Bundesportals wird sie unter anderem für die Vorbereitung der Bestattung, die Nachlassabwicklung und Versicherungsangelegenheiten benötigt. Wer eine Urkunde beantragen darf, welche Nachweise vorzulegen sind und welche Gebühren gelten, kann regional variieren.
Erstellen Sie eine Liste der Stellen, die eine Urkunde verlangen, bevor Sie mehrere Ausfertigungen bestellen. Fragen Sie jeweils, ob eine Kopie, eine beglaubigte Kopie oder ein Original benötigt wird und ob die Unterlage zurückgesandt wird. So lassen sich unnötige Kosten und verlorene Originale vermeiden.
3. Testament oder Erbvertrag nicht selbst bewerten
Wer ein Testament findet, sollte es weder verändern noch mit eigenen Anmerkungen versehen. Ein nicht in besonderer amtlicher Verwahrung befindliches Testament ist nach § 2259 BGB unverzüglich an das Nachlassgericht abzuliefern, sobald die besitzende Person vom Tod erfahren hat. Das gilt unabhängig davon, ob das Dokument auf den ersten Blick aktuell oder wirksam erscheint.
Notieren Sie Fundort und Funddatum für die eigene Dokumentation. Die rechtliche Einordnung, Eröffnung und Auslegung ist keine organisatorische Plattformaufgabe. Bei mehreren Fassungen, Beschädigungen, handschriftlichen Ergänzungen oder Auslandsbezug sollte eine fachliche Prüfung erfolgen.
4. Erbnachweise nicht pauschal voraussetzen
Ein Erbschein ist ein auf Antrag vom Nachlassgericht ausgestelltes Zeugnis über das Erbrecht. Er wird jedoch nicht in jedem Fall und für jeden Vorgang automatisch benötigt. Das Bundesportal weist darauf hin, dass etwa ein eröffnetes notarielles Testament oder ein Erbvertrag zusammen mit der gerichtlichen Eröffnungsniederschrift in bestimmten Konstellationen genügen kann.
Bitten Sie Banken, Versicherungen oder andere Stellen daher schriftlich um eine konkrete Liste der akzeptierten Nachweise. Dokumentieren Sie, von wem die Auskunft stammt und auf welchen Vorgang sie sich bezieht. Beantragen Sie keinen Erbschein allein aufgrund einer pauschalen Vermutung, ohne Bedarf, Kosten und mögliche Folgen geprüft zu haben.
5. Vollmachten und Berechtigungen getrennt erfassen
Eine Vollmacht kann bestimmte Handlungen erlauben, macht die bevollmächtigte Person aber nicht automatisch zum Erben. Erfassen Sie Aussteller, bevollmächtigte Person, Umfang, Form und vorhandenes Original. Ob die Vollmacht über den Tod hinaus gilt und von der jeweiligen Stelle akzeptiert wird, muss anhand des Dokuments und des konkreten Vorgangs geprüft werden.
6. Eine praktische Dokumentenliste anlegen
- Personenstand: Sterbeurkunde, Geburts- oder Heiratsurkunden, soweit für den Vorgang erforderlich.
- Verfügungen: Testamente, Erbverträge, gerichtliche Schreiben und Eröffnungsniederschriften.
- Berechtigung: Vollmachten, Erbschein oder andere vom Empfänger akzeptierte Erbnachweise.
- Vermögen und Pflichten: Kontoauszüge, Kreditunterlagen, Policen, Steuerunterlagen, Miet- und Versorgungsverträge.
- Arbeitsnachweise: Versandbelege, Aktenzeichen, Ansprechpartner, Antworten und Wiedervorlagen.
Markieren Sie jedes Dokument mit dem Status „Original vorhanden“, „Kopie vorhanden“, „angefragt“ oder „unklar“. Ergänzen Sie eine verantwortliche Person und den Zweck. Dadurch wird sichtbar, welches Dokument wirklich fehlt und welche Anfrage bereits läuft.
7. Wann fachliche Hilfe sinnvoll ist
Unklare Erbfolge, mögliche Schulden, minderjährige Beteiligte, Unternehmen, Immobilien, Auslandsbezug, widersprüchliche Testamente oder Streit sollten nicht allein anhand einer Standardcheckliste bearbeitet werden. Sichern Sie dann die Unterlagen, vermeiden Sie irreversible Erklärungen und lassen Sie Zuständigkeit und nächsten Schritt qualifiziert prüfen.
Amtliche Quellen
- Bundesportal: Sterbeurkunde beantragen
- Bundesportal: Erbschein beantragen
- § 2259 BGB: Ablieferungspflicht für Testamente
- BMJ-Broschüre „Erben und Vererben“
Als nächster Schritt empfiehlt sich der Beitrag Banken und Versicherungen geordnet informieren.