1. Erste Schritte nach dem Todesfall priorisieren
In den ersten Stunden und Tagen müssen nicht alle Nachlassfragen gelöst werden. Beginnen Sie mit einer kurzen Übersicht: Wer ist informiert, wer übernimmt welche Aufgabe und was muss unmittelbar gesichert werden? Dazu können Haustiere, Wohnungsschlüssel, Medikamente, Fahrzeuge, leicht verderbliche Dinge und bereits bekannte Termine gehören.
Notieren Sie Beteiligte und Aufgaben an einem zentralen Ort. So werden doppelte Anrufe, widersprüchliche Auskünfte und verlorene Unterlagen vermieden. Die eigentliche Verteilung des Nachlasses ist davon zu trennen: Eine Bestandsaufnahme ist noch keine Entscheidung über Eigentum, Kündigung oder Verkauf.
2. Sterbeurkunde und wichtige Originale organisieren
Die Sterbeurkunde wird vom zuständigen Standesamt des Sterbeortes ausgestellt. Laut Bundesportal wird sie unter anderem für Bestattung, Nachlassabwicklung und Versicherungsangelegenheiten benötigt. Voraussetzungen, Gebühren und akzeptierte Nachweise können je nach zuständiger Stelle unterschiedlich sein.
Sammeln Sie außerdem Personaldokumente, Versicherungsunterlagen, Miet- und Darlehensverträge, Kontoauszüge, Vollmachten sowie gerichtliche Schreiben. Erfassen Sie den Fundort und bewahren Sie Originale geschützt auf. Für die Zusammenarbeit reichen häufig zunächst sichere Kopien; Passwörter, PINs und vollständige Kontodaten gehören nicht in offene Aufgabenlisten oder unverschlüsselte E-Mails.
3. Gefundene Testamente richtig behandeln
Ein gefundenes Testament sollte weder ergänzt noch aussortiert oder selbst rechtlich bewertet werden. Nach § 2259 BGB ist ein Testament, das sich nicht bereits in besonderer amtlicher Verwahrung befindet, unverzüglich an das Nachlassgericht abzuliefern, sobald die besitzende Person vom Tod erfahren hat. Das gilt auch bei mehreren Fassungen oder Zweifeln an der Wirksamkeit.
Dokumentieren Sie Fundort und Funddatum. Die Eröffnung und Auslegung übernimmt nicht die Familie und auch keine Organisationssoftware. Bei beschädigten Dokumenten, Auslandsbezug oder widersprüchlichen Verfügungen ist fachliche Hilfe sinnvoll.
4. Rolle, Vollmacht und Erbnachweis klären
Angehörigkeit allein beantwortet nicht jede Frage der Vertretung. Vor Kontozugriffen, Kündigungen, Verkäufen oder Auszahlungen sollte geklärt werden, wer für den konkreten Vorgang handeln darf. Eine Vollmacht und die Erbenstellung sind unterschiedliche Grundlagen.
Ein Erbschein ist nicht automatisch in jedem Fall erforderlich. Das Bundesportal weist darauf hin, dass je nach Konstellation beispielsweise ein eröffnetes notarielles Testament oder ein Erbvertrag zusammen mit der gerichtlichen Eröffnungsniederschrift genügen kann. Fragen Sie die jeweilige Stelle deshalb konkret, welche Unterlagen sie für genau diesen Vorgang akzeptiert.
5. Zahlungen und Verträge zunächst erfassen
Prüfen Sie Kontoauszüge, Post und Vertragsordner auf wiederkehrende Zahlungen. Ordnen Sie jeden Fund einem Anbieter, einer Kategorie und einem Ansprechpartner zu. Ein Zahlungseintrag beweist noch nicht sicher, dass ein aktueller Vertrag besteht; er ist zunächst ein Prüfhinweis.
Kündigen Sie nicht pauschal alles. Miete, Energie, Versicherungen, Telekommunikation, Pflege- oder Fahrzeugthemen können unterschiedliche Folgen und Nachweisanforderungen haben. Halten Sie zuerst fest, ob eine Information, eine Sicherungsmaßnahme, eine mögliche Beendigung oder eine fachliche Prüfung erforderlich ist. Vertiefungen bieten die Beiträge zu Verträgen im Nachlass, Wohnung und Haushalt sowie Banken und Versicherungen.
6. Einen nachvollziehbaren Arbeitsplan anlegen
Für jede Aufgabe sollten Zuständigkeit, Priorität, nächster Schritt, benötigte Unterlagen und aktueller Status festgehalten werden. Ein einfacher Dreischritt hilft: zuerst sichern, anschließend Informationen einholen und erst danach Entscheidungen freigeben. Bewahren Sie Versandnachweise, Aktenzeichen und Rückmeldungen beim jeweiligen Vorgang auf.
Die Seite Dokumente und Nachweise im Nachlass erklärt, wie Originale, Kopien und Anfragen sauber getrennt werden können.
7. Warnzeichen früh fachlich prüfen lassen
Mögliche Überschuldung, Unternehmen, Immobilien, minderjährige Beteiligte, internationale Bezüge, unklare Dokumente oder Streit sind keine geeigneten Fälle für automatisierte Entscheidungen. Sichern Sie dann Informationen, vermeiden Sie irreversible Erklärungen und lassen Sie Fristen, Zuständigkeit und nächsten Schritt individuell prüfen.